Wees gerust, als het gaat om reserveringen en hotelarrangementen, kan het huisvestingsteam van Visit KC zelfs de meest complexe en veeleisende verzoeken afhandelen. Het huisvestingsteam van Visit KC heeft een onberispelijke staat van dienst en een toewijding aan klantenservice die hen onderscheidt van traditionele huisvestingsaanbieders.
Ons team zet zich in om uw deelnemers de best mogelijke accommodatie-ervaring te bieden en biedt elke congresplanner de managementtools en ondersteuning om uw blokken te maximaliseren en de blootstelling aan slijtage en wasverzachterij te minimaliseren. Het Visit KC-team werkt samen met planners en onze hotelgemeenschap om ervoor te zorgen dat we allemaal samenwerken aan het succes van uw congres.
Dankzij het huisvestingsteam van Visit KC kunt u uw evenementbezoekers een leuke boekingservaring bieden met het GroupMax-huisvestingssysteem van Passkey. Gebruik een aantrekkelijke en tijdbesparende tool die veilige toegang biedt tot de inventaris van uw evenement en tot cruciale, realtime informatie, zodat uw werk zowel gemakkelijker als minder stressvol is.
Onze huisvestingstechnologie helpt u operationele kosten te besparen en verbetert de service aan uw deelnemers. Dankzij de middelen van ons team profiteert u van:
Verbeterde deelnemerservaring
- Naadloze toegang tot huisvesting vanaf de website van de planner of een andere locatie naar keuze
- Gasten kunnen hun hotelreserveringen maken, beheren en wijzigen vanaf elke webbrowser of mobiel apparaat
- Evenementspecifieke reserveringswebsite met gedetailleerde hotelinformatie, inclusief aantrekkelijke afbeeldingen en grafieken van het hotel, de gastenkamers en voorzieningen
- Interactieve en veilige winkelomgeving die alleen uw geblokkeerde inventaris toont
- Geautomatiseerde, onmiddellijke reserveringsbevestigingen verzonden per e-mail of fax
Verminderde blootstelling aan slijtage
- Mogelijkheid om een geïntegreerde huisvestingsoplossing met uw registratiesysteem aan te bieden, om zo een one-stop-shoppingervaring te bieden aan uw deelnemers
- Blijf 24/7 op de hoogte van evenementenblokken en ophaalinformatie via elke internetverbinding, zodat u weet of u actie moet ondernemen om ervoor te zorgen dat uw doelstellingen worden behaald.
- Optionele annuleringsvoorwaarden om het boekingsgedrag te controleren en de wastarieven te verlagen
- Nauwkeurige tracking van reserveringen van deelnemers die na de deadline zijn gemaakt
- Minder blootstelling aan boekingen omdat deelnemers uw geblokkeerde inventaris te zien krijgen, ongeacht of ze online, telefonisch, per fax of per post boeken
Geavanceerde hulpmiddelen voor vergaderbeheer
- Verbeterde mogelijkheden voor geblokkeerd voorraadbeheer, zoals:
- Iedereen in het huisvestingsbeheerproces deelt dezelfde informatie in realtime
- Verschillende deelnemerstypen kunnen worden toegewezen aan gespecialiseerde subblokken binnen het algehele evenementenblok
- Er worden schouderavonden voor en na het evenement aangeboden, evenals daadwerkelijke evenementavonden
- Een deelnemersdatabase is beschikbaar ter ondersteuning van uw marketingcommunicatie. Verstuur het laatste nieuws over evenementen, speciale incentives, gepersonaliseerde marketingberichten of andere e-mails.
- Lever kamerlijsten en informatie over deelnemers via directe elektronische gegevensoverdracht naar het CRS van het hotel, waardoor fouten die kunnen optreden bij het opnieuw invoeren van informatie worden geëlimineerd.
Directe toegang tot informatie voor planners
- Het bijhouden van historische informatie ter ondersteuning van toekomstige onderhandelingen over hotelcontracten
- Volg registraties en reserveringen via realtime rapportage
- Directe toegang tot kamerlijsten met de gespecialiseerde reserveringsfunctie van Passkey
- Mogelijkheid om indien nodig reserveringen te maken, te wijzigen en te annuleren
- Download rapporten in het gewenste formaat (bijv. CSV, Excel, enz.)
- On-demand, real-time rapportage van belangrijke informatie zoals:
- Samenvattingen van blokken en ophalen
- Rapporten over gedelegeerde namen
- Omzetrapporten
- Boekingstemporapporten
- Geschiedenisrapporten
Getuigenissen
“…Meer dan 15.000 reserveringen verwerken bij 30 hotels is één ding, maar de huisvesting van SkillsUSA is uniek met een mix van individuele reserveringen en groepsreserveringen, die allemaal een speciale behandeling wensen. Alle mechanica en arbeid die in dit systeem zitten, werkten, en efficiënt, met weinig tot geen problemen. Dit geldt al elk jaar dat we gebruik hebben gemaakt van de huisvestingsdiensten van Visit KC.” – Gary Diehl, Skills USA
"De huisvestingsdiensten van Kansas City CVA hebben moeiteloos en met grote aandacht voor klanttevredenheid huisvestingsdiensten geleverd, ondanks de unieke en complexe specificaties van onze groep. Tevredenheid over de huisvesting is cruciaal voor het succes van ons evenement en de professionaliteit en ervaring van het CVA-huisvestingspersoneel maakt het gemakkelijk." – Sue Brenner, Educational Testing Service
“Beschikbaar, professioneel en direct beschikbaar. Geweldige klantenservice voor het programma.” – Adrienne Elliott, College Board Programs