Rassurez-vous, lorsqu'il s'agit de réservations et d'arrangements hôteliers, l'équipe des services d'hébergement de Visit KC peut répondre aux demandes les plus complexes et les plus exigeantes. L'équipe de Visit KC chargée de l'hébergement a des antécédents impeccables et s'engage à fournir un service à la clientèle qui la distingue des fournisseurs d'hébergement traditionnels.
Notre équipe se consacre à offrir la meilleure expérience de logement possible à vos participants, tout en fournissant à chaque organisateur de réunion les outils de gestion et le soutien nécessaires pour maximiser vos blocs et minimiser votre exposition à l'attrition et au lavage. L'équipe de Visit KC entretient un partenariat avec les organisateurs et notre communauté hôtelière pour s'assurer que nous travaillons tous ensemble à la réussite de votre convention.
Grâce à l'équipe des services d'hébergement de Visit KC, accédez à des opportunités permettant aux participants de votre événement de profiter et de s'engager dans une expérience de réservation amusante en utilisant le système d'hébergement GroupMax de Passkey. Utilisez un outil attrayant qui vous permet de gagner du temps et qui offre un accès sécurisé à l'inventaire de votre événement et à des informations cruciales en temps réel afin que votre travail soit à la fois plus facile et moins stressant.
Notre technologie de logement vous aide à réduire les coûts opérationnels et à améliorer le service offert à vos participants. Grâce aux ressources de notre équipe, vous bénéficierez :
Amélioration de l'expérience des participants
- Accès transparent au logement à partir du site web de l'organisateur ou d'un autre endroit de votre choix
- Les clients peuvent effectuer, gérer et modifier leurs réservations d'hôtel à partir de n'importe quel navigateur web ou appareil mobile.
- Site web de réservation spécifique à l'événement avec des informations détaillées sur l'hôtel, y compris des images et des graphiques attrayants de l'hôtel, de ses chambres et de ses équipements.
- Environnement d'achat interactif et sécurisé qui ne présente que votre inventaire bloqué
- Confirmations de réservation automatisées et immédiates envoyées par courrier électronique ou par télécopie
Réduction de l'exposition à l'attrition
- Possibilité d'offrir une solution de logement intégrée à votre système d'inscription afin d'offrir une expérience d'achat unique à vos participants.
- Tenez-vous au courant du blocage des événements et des informations de collecte 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à partir de n'importe quelle connexion Internet, afin de savoir si vous devez prendre des mesures pour atteindre vos objectifs.
- Politiques d'annulation facultatives pour contrôler les comportements de réservation et réduire les taux d'annulation
- Suivi précis des réservations de participants effectuées après la date limite.
- Réduction de l'exposition aux réservations car les participants se voient présenter votre inventaire bloqué, qu'ils réservent en ligne, par téléphone, par fax ou par courrier.
Outils avancés de gestion des réunions
- Amélioration des capacités de gestion des stocks bloqués, telles que
- Toutes les personnes impliquées dans le processus de gestion du logement partagent les mêmes informations en temps réel.
- Différents types de participants peuvent être affectés à des sous-blocs spécialisés au sein du bloc global de l'événement.
- Les nuits d'attente avant et après l'événement sont présentées, ainsi que les nuits d'événement proprement dites.
- Base de données des participants disponible pour soutenir vos communications marketing. Envoyez les dernières nouvelles sur l'événement, des incitations spéciales, des messages marketing personnalisés ou d'autres courriels de diffusion.
- Fournir des listes de chambres et des informations sur les participants par transfert électronique direct de données dans le SIR de l'hôtel, éliminant ainsi les erreurs qui peuvent se produire lorsque les informations sont saisies à nouveau.
Accès direct du planificateur à l'information
- Suivi des informations historiques pour faciliter les futures négociations de contrats hôteliers
- Suivi des inscriptions et des réservations grâce à des rapports en temps réel
- Accès direct à la saisie des listes de chambres grâce à la fonction de réservation spécialisée de Passkey
- Capacité à effectuer, modifier et annuler des réservations si nécessaire
- Télécharger les rapports dans le format de votre choix (par exemple, CSV, Excel, etc.)
- Rapports à la demande, en temps réel, sur des informations clés telles que
- Résumés des blocs et des ramassages
- Rapports sur les noms des délégués
- Rapports sur les recettes
- Rapports sur le rythme de réservation
- Rapports historiques
Témoignages
"Gérer plus de 15 000 réservations dans 30 hôtels est une chose, mais le logement de SkillsUSA est unique, avec un mélange de réservations individuelles et de blocs de groupes, tous voulant un traitement spécial. Tous les mécanismes et la main-d'œuvre qui entrent dans la composition de ce système ont fonctionné, et de manière efficace, avec peu ou pas de problèmes. Cela a été le cas chaque année où nous avons utilisé les services de logement de Visit KC". - Gary Diehl, Skills USA
"Les services d'hébergement de la CVA de Kansas City ont fourni des services d'hébergement sans effort et en mettant l'accent sur la satisfaction du client malgré les spécifications uniques et complexes de notre groupe. La satisfaction des participants est essentielle au succès de notre événement et le professionnalisme et l'expérience du personnel de la CVA nous facilitent la tâche. - Sue Brenner, Educational Testing Service
"Disponible, professionnel et résolution immédiate. Excellent service à la clientèle pour le programme. - Adrienne Elliott, College Board Programs